Etika Profesi - Digital Postmaster

Digital Postmaster

Seorang digital postmaster adalah mengarsip dan menyimpan log e-mail, selain itu mereka juga bertanggung jawab terhadap software antivirus dan anti-spam. Hal ini dilakukan untuk menghalau spam-spam yang masuk.

Bagian ini membahas tentang etika-etika yang harus dipenuhi oleh seorang digital postmaster dalam melakukan pekerjaannya. Mulai dari hak untuk melihat isi e-mail yang masuk dan pola keluar masuknya e-mail.

1.      Melihat E-mail

a.       Melihat Isi E-mail

Tugas seorang “postmaster” adalah untuk memastikan e-mail yang dikirim oleh seseorang sampai kepada orang yang dituju. Satu-satunya waktu untuk membaca e-mail ini adalah pada saat adanya hak investigasi oleh penegak hukum atau dari badan keamanan internal. Pengirim E-mail juga memiliki tanggung jawab untuk menggunakan enkripsi seperti PGP dan S/Mime jika mengirim pesan yang sensitif.

b.      Analisis Lalu Lintas Email

Analisis lalu lintas email dapat menunjukkan informasi detail yang merupakan privasi seseorang. Gunakan analisis ini hanya untuk investigasi dan troubleshooting untuk menjaga privasi pengguna

c.       Mailing List

Sebuah rahasia adalah apabila anda tidak menceritakan pada seorang pun. Beberapa orang menganggap mailing list ini bersifat publik. Namun, ada informasi yang sensitive dalam tipe lalu lintas e-mail ini, hal ini bervariasi mulain dari hobi dan ketertarikan personal.

d.      Melihat E-mail dengan “Tidak Sengaja”

Pastikan anda tidak dengan “tidak sengaja” membaca banyak email dari seseorang atau suatu grup, hal ini tidak etis dan bersifat dikriminasi. Jika dalam rangka melakukan pekerjaan anda, seperti menyaring isi atau validasi backup, anda menemukan sesuatu yang illegal, anda harus menyelesaikan masalah tersebut berdasarkan peraturan perusahaan. Namun anda harus ingat bahwa tidak selalu perlu untuk membaca keseluruhan e-mail untuk mengetahui e-mail tersebut spam atau bukan, anda dapat melakukannya dengan membaca headernya terlebih dahulu.

e.       Melihat Email yang Dikirim Pelanggan

Anda harus meminimalisasi melihat attachments yang ada pada e-mail. Bial anda harus mendownload attachments tersebut untuk melakukan investigasi, maka usahakan agar pengguna mengetahui hal tersebut dan menentukan apakah anda boleh mendownload attachments tersebut. Bila anda tidak melakukan hal tersebut, beberapa pengguna mungkin tidak akan menghargai maksud anda untuk membantu tersebut.

f.        Disk Space

Bila server email mulai kehabisan kapasitas penyimpanan, anda tidak perlu untuk melihat e-mail agar bias menghapusnya. Perusahaan akan membayar untuk menambah kapasitas penyimpanan.

2.      Mengambil E-mail Kembali

a.       Penghilangan data

Memperbolehkan penghancuran barang bukti yang jelas bukan hanya tidak etis, namun juga illegal. Pengadilan akan meminta kesaksian terhadap hilangnya dokumen tersebut dan apa saja yang anda lakukan dan kepada siapa sajja anda bicara pada hari itu. Tidak bekerjasama dengan pengadilan ini juga merupakan hal yang tidak etis. E-mail dan informasi elektronik banyak digunakan untuk penyelidikan saat ini.

b.      Moral Diatas Keselamatan

3.      Spam

a.       Menyetel Penyaring Spam

Spam sangat menjengkelkan dan kadang ofensif, namun tugas anda adalah untuk mengirimkan email yang tepat kepada orang yang dituju. Gunakan filter spam yang dapat membantu pekerjaan anda sementara mengirim e-mail yang sesungguhnya pad orang yang membutuhkannya.

b.      Mencari Solusi Untuk Spam

Pengguna menganggap e-mail sebagai salah satu aplikasi bisnis dan bergatung padanya untuk melakukan berbagai hal seperti hal finansial, keamanan, dan peringatan. Menggunakan software yang belum terbukti dapat melakukan pekerjaan menyaring spam dalam suatu lingkungan produksi adalah tidak etis.

4.      Cyber Stalking, Threats, and Harassment

a.       Online Stalking

Cyber Stalking adalah masalah yang serius. Meskipun hanya e-mail, namun hal tersebut dapat berakibat pada kesehatan mental korban. Hal ini dapat berupa e-mail yang mengancam seseorang. Ada dua cara untuk mengatasinya, pertama mengatasi masalah dengan peraturan tentang cyber stalking di Negara tersebut atau kedua, memblok semua email dari orang tersebut.