MAKALAH ETIKA PROFESI ASISTEN TERPERCAYA

KATA PENGANTAR

            Puji dan syukur kami atas kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayahNya yang telah dilimpahkan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini yang berjudul “Asisten Terpercaya” yang merupakan suatu tugas mata kuliah Etika Profesi  dengan macam-macam kesulitan diantaranya yaitu masalah pengumpulan materi dan dan penyusunan makalah.

            Dalam makalah ini kami membahas tentang  pentingnya asisten terpercaya bagi perusahaan yang mana kejujuran adalah aspek penting yang harus dimilki asisten terpercayauntuk mendukung kinerja manager secara khusus dan perusahaan secara umum dan untuk menyelesaikan masalah seccara optimal.

            Dalam menyelesaikan tugas makalah ini kami telah bekerja semaksimal mungkin untuk menyelesaikan makalah ini sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik dalam waktu yang tepat dan hasilnyapun maksimal.

Kita menyadari bahwa makalah ini jauh jauh dari kesempurnaan namun telah banyak memberi manfaat bagi kami, dan kami mengharap dengan terselesaikannya makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan teman teman sekalian.

Malang, Maret 2014 Penulis

                                                                                   

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................   2

DAFTAR ISI......................................................................................................   3

BAB I   PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang..............................................................................................   4

1.2  Rumusan Masalah.........................................................................................   4

1.3  Tujuan...........................................................................................................   4

BAB II  PEMBAHASAN

2.1 Etika Asisten Kepercayaan...........................................................................   5

2.2 Berkomunikasi atas Nama Manager..............................................................   7

2.3 Mengambil Keeuntungan Dari Posisi Anda..................................................   9

2.4 Batas-Batas Asisten Kepercayaan................................................................   10

BAB III  PENUTUP

3.1 Kesimpulan...................................................................................................   12

3.2 Saran.............................................................................................................   12

DAFTAR PUSTAKA........................................................................................   13

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar  Belakang

Asisten terpercaya adalah suatubagisn penting dalam  perusahaan yang mana asisten terpercaya akan memegang atau mengetahui sebagian besar rahasia atau info-info penting dalam perusahaan. Asisten terpercaya juga mendapat tanggung jawab yang berat dari perusahaan atau manajernya yang asisten tersebut harus menjaga rahasia yang hanya diketahui oleh dirinya dan perusahaan yang menjadi tempat dia bekerja. asisten terpercaya terkadang juga dipercaya untuk mewakili perusahaan atau manajernya dalam berkomunikasi dengan rekan bisnis atau dengan pelangan produknya.

 Oleh karena itu asisten terperecaya harus memiliki rasa tanggung jawab dan kejujuran yang tinggi, sehinga dia tahu bagaimana berperilaku dan mampu meletakkan dimana yang benar dan dimana yang salah. Asisten terpercaya juga harus mampuberkomunikasi dengan mmanajernya dengan baik dan tidak ada perselisihan diantara keduanya.

1.2         Rumusan Masalah

1.        Bagaimana etika seorang asisten kepercayaan?

2.        Bagaimana komunikasi antara asisten dengan manager?

3.        Bagaimana menyikapi keuuntungan yang kita dapat sebagai asisten manager?

4.        Bagaimanakah batas – batas profesi sebagai asisten manager?

1.3         Tujuan

1.        Menjelaskan etika seorang asisten kepercayaan.

2.        Menjelaskan bagaimana komunikasi antara asisten dengan manager.

3.        Menjelaskan sikap kita apakah boleh mengambil keuntungan dari profesi kita.

4.        Menjelaskan batas – batas profesi sebagai asisten manager.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1       Etika Asisten Kepercayaan

Gelar asisten terpercaya biasa diberikan kepada seorang sekretaris. Dimana sekretaris bekerja dengan segala kerahasiaan dokumen dan akun atasannya. Baik akun email dan rekening.

Seorang asisten haruslah memiliki pemahaman dan keahlian yang cukup baik mengenai bidang pekerjaannya, agar dapat menangani pekerjaannya dengan baik.

Asisten kepercayaan biasanya diberi fasilitas khusus untuk menunjang pekerjaannya, misal komputer yang berisi data-data rahasia perusahaan. Terlepas dari segi pekerjaan, sekretaris juga terkadang diminta atasannya untuk mengurus urusan personal atasannya, misalnya membayar kartu kredit, membayar cicilan mobil, dan lain-lain. Oleh sebab itu, sering terjadi kesalahpahaman antara gelar asisten kepercayaan dan asisten pribadi.

Dengan segala fasilitas yang diberikan kepada seorang asisten, tentulah diperlukan etika yang baik sebagai seorang asisten. Berikut beberapa etika yang dimaksud :

a.       Tidak menyalahgunakan informasi rahasia yang diketahui

Asisten kepercayaan dilarang menjual data klien atasannya kepada orang lain demi kepentingan sendiri. Asisten kepercayaan juga dilarang mengutil harta atasannya dengan alasan apapun (berkaitan dengan rekening pribadi atasannya).

b.       Jangan menyalahgunakan jabatan dengan alasan apapun

Misal anda adalah seorang asisten kepercayaan seorang direktur, bukan berarti anda bisa memerintah staff administrasi untuk membuatkan kopi atau memintanya membawakan tas anda. Itu sangat tidak professional.

c.        Dilarang meggunakan sumber daya perusahaan untuk urusan pribadi

Misalnya dalam urusan kartu kredit perusahaan, telepon, atau email.

d.       Jangan menceritakan informasi rahasia kepada siapa-pun

Meskipun kepada seorang sahabat yang bekerja dalam satu perusahaan, anda dilarang membocorkan rahasia perusahaan kepada sahabat anda. Kecuali jika menyangkut teguran kepada sahabat anda. Itu pun anda harus memberitahukannya dengan bahasa yang baik, agar tidak terjadi kesalahpahaman yang menjatuhkan nama atasan.

e.       Tidak menjadi mata-mata rekan, untuk kepentingan pribadi atasan

f.       Dilarang menerima suap    

Beberapa etika yang harus dialankan seorang asisten kepercayaan, akan membuat hidupnya diliputi perasaan tidak enak, apalagi kepada orang terdekat. Namun itulah pekerjaannya. Dan seharusnya orang-orang terdekat dari asisten kepercayaan mengerti.

Loyalitas dan tanggung jawab asisten kepercayaan kepada atasannya memang sangat besar, namun tetaplah ada batasan menjadi seorang asisten kepercayaan.

Atasan dari asisten kepercayaan juga dituntut professional dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Sangat tidak etis jika seorang atasan meng-kambing hitam-kan bawahannya atas kesalahan yang secara pribadi Ia perbuat.

Pada masa lalu seorang asisten kepercayaan biasa disebut “Sekretaris”, namun pada era informasi saat ini para sekretaris lebih memegang peranan penting bahkan dapat dibedakan dengan staff lainnya, oleh karena itu kita biasa menyebutnya dengan “Asisten Kepercayaan”. Asisten Kepercayaan mempunyai banyak sekali pertimbangan tentang konflik-konflik kepentingan seperti bekerja dengan pasangan, keluarga, teman-teman, dan klise lama yaitu berselingkuh dengan manager. Disini kita akan membahas apa saja etika dari seorang asisten kepercayaan.[1]

2.2       Berkomunikasi atas Nama Manager

Dalam era informasi seperti sekarang ini , umumnya seorang asisten kepercayaan sering kali menggunakan nama manager mereka untuk berkomunikasi melalui email atau media elektronik lainnya. Para manager pada umumnya tidak selalu mempunyai waktu untuk memeriksa semua asisten kepercayaan mereka dalam berkomunikasi. Hal ini menyebabkan terjadinya kesalahpahaman yang mungkin berdampah serius. Berikut beberapa kasus yang terjadi :

a.         Berkomunikasi melalui email untuk manager anda, Sebuah peran utamakah?

Secara umum ada ratusan email untuk manager setiap harinya, dan anda dipercaya untuk merespon email-email tersebut, apa ini etis?

·         Banyak resiko dalam hal ini jika anda tidak memiliki keahlian dalam berbicara.

·         Menangani email yang lebih kompleks dan spesifik alangkah baiknya manager anda yang menangani secara akurat.

·         Salah satu tugas asisten kepercayaan adalah menanggapi banyaknya email yang memborbardir kotak masuk para manager mereka.

Penanganan email manager bisa menakutkan bagi para asisten kepercayaan, terutama ketika dihadapkan dengan manager senior dan besar juga resiko membuat suatu kesalahan. Selama asisten mengetahui managernya dengan baik dan tidak memberikan kesalahpahaman, praktek ini secara etis dapat diterima.

b.        Membuat kesalahan saat berbicara atas nama manager. Haruskan anda mengaku?

Anda mencoba merespon secara akurat sebuah email tentang teknologi tinggi yang sedikit anda ketahui, resiko menanggapi email ini adalah membuat kesalahan–keslahan yang mencolok, bahkan lebih buruk lagi anda salah menulis nama penerimanya, bagai mana anda menangani hal seperti ini?

·         Kasus ini mengharuskan anda mengakui bahwa anda yang menanggapi email manager anda Jika tidak, manajer anda akan menerima konsekuensinya.

·         Memeriksa kembali dengan manager untuk mendapat jawaban yang benar dan memverifikasikannya. Dengan catatan tidak ada yang mengetahui anda dibalik email tersebut.

·         Meminta maaf kepada manager anda karena membuat kesalahan.

Hal terbaik yang anda lakukan ketika membuat kesalahan berkomunikasi untuk manager anda adalah dengan memberitahumanager anda dan membiarkan manager anda yang memutuskan bagaimana menangani situasi seperti itu.

c.         Daftar email dan pendistribusian informasi. Kapan untuk mengatakan tidak?

Ketika kita bertanggung jawab mengirimkan email mengenai informasi yang sensitive untuk manajemen senior, tetapi karyawan lain di perusahaan menginginkan informasi tersebut dikirimkan kepada mereka juga. Sedangkan email ini sangat rahasia dan tidak bias diberikan pada siapapundiluar daftar yang disetujui oleh manager. Jika seorang eksekutif manager senior yang lebih tinggi dari atasan anda memintanya dengan segera, apa yang akan anda lakukan?

·       Manager senior jelas mempunyai wewenang untuk mengesampingkan perintah manager anda.

·       Memberikan informasi yang diminta dan mengirim kabar segera kepada manager anda untuk menjelaskan keadaan.

·       Mengikuti prosedur mengenai siapa saja yang diperbolehkan oleh manager anda dan tidak memberikan informasi sampai anda mendapat persetujuan secara formal dari manager anda.

Ini adalah sebuah contoh keadaan beresiko tinggi, terlepas dari pilihan yang anda buat,anda melakuanresiko pribadi. Dari tanggapan-tanggapan diatas semua merupakan etika.[2]

2.3         Mengambil Keeuntungan Dari Posisi Anda

Para asisten terpercaya telah mendapatkan banyak kekuasaan sejak munculnya teknologi. Mereka memiliki banyak informasi karena mereka mengakses sebagian besar informasi yang diakses manajer. Dengan kekuatan ini datang tanggung jawab dan penyalahgunaan.

Para asisten terpercaya dapat memanfaatkan akses mereka dengan menggunakan nama manajer untuk kepentingan pribadi atau memanfaatkan nama manajer mereka menjadi kata-kata yang kuat. Masalah lain para asisten terpercaya adalah ketika mereka mencoba mempengaruhi bos mereka untuk urusan pribadi atau pekerjaan. Berikut ini adalah contoh masalah etika yang dihadap karena ego asisten terpercaya yang tinggi.

a.         Mendapatkan keutamaan dalam kelompok, apakah ini berguna atau melawan anda?

Suatu ketika dikantin kantor terdapat barisan antrian untuk makan siang, karena anda asisten seorang CEO, anda mendapatkan barisan depan dari karyawan lain yang sudah menunggu, tidak ada yang menegor anda karena anda asisten kepercayaan CEO, apakah etis memotong barisan depan orang lain karena peran anda diperusahaan? Haruskah para karyawan dan manajemen membolehkan anda memiliki hak istimewa ini?

·         Hal ini tidak tepat karena akan banyak orang yang membenci anda nantinya.

·         Mendapat simpati mungkin hal yang wajar tapi jangan sampai menyalahgunakan kekuasaan anda

b.        Mempengaruhi manager

Anda tidak menyukai rekan kerja anda, kemudian anda mempengaruhi manager anda sehingga marah. Secara tidak langsung anda telah menjatuhkan rekan anda. Apakah perilaku ini etis?

·         Jelas ini tidak etis karena anda membawa masalah pribadi anda dan memanfaatkan posisi anda.

·         Hal ini akan berakibat kehilangan kepercayaan seorang manager kepada anda jika itu terbukti tidak benar.[3]

2.4       Batas-Batas Asisten Kepercayaan

Asisten Kepercayaan tidak hanya mendapat akses informasi professional saja tapi sering kali informasi pribadi menyatu didalamnya. Oleh karena itu muncul berbagai polemik tentang batas-batas seorang asisten kepercayaan. Pada titik tertentu asisten kepercayaan sering kali menangani masalah pribadi seorang manager.

a.         Informasi Pribadi Tentang Manager, haruskah anda ikut campur?

Anda mengetahui bahwa manager anda berselingkuh dari istrinya. Anda merasa perselingkuhan adalah amoral jadi ini tindakan di pihaknya bertentangan dengan etika pribadi Anda. Bagaimana Anda menangani situasi ini? Apakah Anda memberitahu istrinya atau harus Anda tetap bersifat rahasia?

·      Anda tidak harus menghancurkan keyakinan Anda sendiri untuk melindungi masalah pribadi manager anda.

·      Meskipun manajer Anda telah membawa pilihan pribadinya ke dalam kantor, tidak ada alasan bagi Anda untuk mencampuri dan secara langsung terlibat.

b.        Jarak Profesional – Apa yang dimaksud dengan keseimbangan yang baik?

Manajer Anda berbicara tentang kehidupan pribadinya kepada Anda. Dia tidak pernah bertanya tentang Anda dan tersinggung jika Anda menyebutkan sesuatu tentang kehidupan Anda di luar kantor. Apakah secara etis sesuai  memiliki hubungan satu arah pada tingkat pribadi dengan atasan anda?

·      Biasanya manager hanya melampiaskan sesekali masalah pribadinya ketika stress masalah pekerjaan.

·      Hal ini tidak etis namun realitas potensial untuk asisten terpercaya.

c.         Tidak melaksanakan pekerjaan terkait tugas

Anda adalah asisten terpercaya untuk manager senior di sebuah perusahaan. Dia sering meminta anda untuk membawakan kopi atau melakukan tugas-tugas dia seperti mengambil pakaian kotor. Apakah etis untuk seorang asisten kepercayaan untuk melakukan tugas-tugas pribadi mereka?

·      Ini tidak etis, Anda perlu mengingatkan manajer Anda bahwa Anda berada di sana untuk melakukan pekerjaan baginya dalam hubungannya dengan bisnis perusahaan dan bukan kebutuhan pribadinya.

·      Merekomendasikan pembantu rumah tangga jika ia membutuhkan bantuan dengan tugas personal.

·      Tergantung pada bagaimana Anda merasa tentang tugas-tugas dan sifat dari hubungan Anda dengan manajer.

·      Jika Anda suka keluar dari kantor dan dapat menangani beberapa tugas pribadi Anda pada saat yang sama mungkin tidak masalah.

d.      Dengan Menyalahkan – haruskah anda jadi kambing hitam?

Ketika manager anda membuat kesalahan, dia secara terbuka menyalahkan anda, anda adalah kambing hitamnya. Apakah etis mengoreksi manager untuk kesalahannya atau sampai dia menyadarinya?

·      Sebagai seorang asisten hal ini biasa asalkan tidak merugikan anda.

·      Pada dasarnya menyalahkan manager memang tidak etis namun apabila mengoreksi dengan cara yang tepat itu tidak masalah.[4]

BAB III

PENUTUP

2.5       Kesimpulan

Seorang asisten haruslah memiliki pemahaman dan keahlian yang cukup baik mengenai bidang pekerjaannya, agar dapat menangani pekerjaannya dengan baik. Dalam beretika kepada manager ada kode etik tertentu yang telah disepakati dan sikap jujur adalah modal utama. Asisten manager mempunyai batas – batas tertentu,  harus profesional yaitu tidak boleh mencampur adukkan antara pribadi dengan kantor.

2.6       Saran

Sebagai seorang asisten yang dipercaya kita harus menjadi manusia yang jujur, adil, dan profesional dalam menjalankan tugas. Kita harus menjalankan kode etik yang telah ada di tempat kerja yang kita tempati.

DAFTAR PUSTAKA

http://ethicsitworld.blogspot.com/2013/05/etika-asisten-kepercayaan.html (diakses tanggal 24 Maret 2014. Pukul 19.15)

http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/asisten-kepercayaan.html (diakses tanggal 24 Maret 2014. Pukul 19.30)

http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/mengambil-keeuntungan-dari-posisi-anda.html(diakses tanggal 24 Maret 2014. Pukul 19.35)

http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/batas-batas-asisten-kepercayaan.html(diakses tanggal 24 Maret 2014. Pukul 20.00)

---

[1] http://ethicsitworld.blogspot.com/2013/05/etika-asisten-kepercayaan.html

[2] http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/asisten-kepercayaan.html

[3] http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/mengambil-keeuntungan-dari-posisi-anda.html

[4] http://lapak-cyber.blogspot.com/2012/12/batas-batas-asisten-kepercayaan.html